حضور و غیاب جزء لاینفک آموزش است. وقتی همه‌گیری ما را گرفت، صنعت آموزش متوقف شده بود. معلمان و دانش‌آموزان مجبور بودند کلاس‌ها را از خانه‌های خود مدیریت کنند، زمانی که برنامه درسی آنلاین مناسبی وجود نداشت یا استراتژی‌های مدرسه در عمل وجود نداشت. همچنین مدیریت سوابق فردی دانش آموزان به صورت دیجیتالی برای مدارس چالش برانگیز بود.

با این حال، ما به تکنولوژی تکیه کردیم و با سیستم آموزش آنلاین و مدیریت حضور و غیاب آنلاین آشنا شدیم. این سیستم در مقایسه با مدیریت حضور و غیاب سنتی مزایای بی شماری دارد. دقت بالا و گزارش های تولید شده به صورت خودکار از مهمترین مزایا هستند. معلمان همچنین قادر به مدیریت فعالیت های مدرسه از راه دور بودند.

بیایید مفهوم سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب را درک کنیم.

سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب چیست؟

سیستم مدیریت حضور و غیاب نحت وب یک نرم افزار اختصاصی برای مدیریت سوابق حضور و غیاب دانش آموزان است. به طور خودکار پیشرفت دانش آموزان را ردیابی می کند و گزارش تولید می کند. تمام جزئیات فردی دانش آموزان را به صورت دیجیتالی در فضای ابری ذخیره می کند. معلمان و مدیریت مدرسه می توانند در هر زمان به داده ها دسترسی داشته باشند. سپس با حفظ دقیق گزارش های حضور و غیاب، کار معلمان را ساده می کند. از آنجایی که این روش کاملاً بدون کاغذ است، معلمان نیازی به نگرانی در مورد ذخیره داده ها ندارند.

جدا از مدیریت حضور و غیاب منظم، می توانیم از نرم افزار به عنوان یک ابزار ارتباطی استفاده کنیم. به عنوان مثال، معلمان می توانند با استفاده از این نرم افزار هر زمان که کودکی غیبت کند، به سرعت با والدین ارتباط برقرار کنند. معلمان همچنین می توانند والدین را در جریان همه چیزهایی که در مدرسه اتفاق می افتد، نگه دارند. این نرم افزار هر زمان که دانش آموزی از کلاس غیبت کند، اعلان های فوری را برای والدین ارسال می کند.

در بخش بعدی نحوه عملکرد این سیستم بحث خواهد شد. برای آشنایی بیشتر توصیه میکنم به بخش دستگاه ساعت زنی رفته و با انواع دستگاه حضور و غیاب و ساعت زنی آشنا شوید.

سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب چگونه کار می کند؟

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب در یک خط مستقیم و بدون هرج و مرج کار می کند. این بر روی ابر کار می کند، و به این معنی است که کاربران مجبور نیستند هر داده یا گزارشی را ذخیره کنند. در ابتدا، این سیستم به یک عضو مجاز مدرسه اجازه می دهد تا ثبت نام و ثبت نام کند. سپس می توانید مشخصات هر دانش آموز را وارد کرده و در فضای ابری ذخیره کنید. کارکنان مجاز می توانند از هر کجا و در هر زمان به داده ها دسترسی داشته باشند. پس از وارد کردن مشخصات دانش آموزان، معلمان می توانند مشخصات حضور و غیاب را با یک کلیک علامت گذاری کنند. همچنین دانشجویان می توانند با استفاده از این سامانه درخواست مرخصی دهند. سیستم گزارش های حضور و غیاب را به صورت خودکار تولید می کند. برای تجزیه و تحلیل بیشتر می‌توانید انواع گزارش‌هایی مانند کلاس، موضوعی، ماهانه و غیره تولید کنید. بنابراین، مزایای سیستم حضور و غیاب تحت وب همیشه بیشتر از معایب آن است.

در مرحله بعد، به برخی از مزایای برتر سیستم حضور و غیاب تحت وب خواهیم پرداخت.

مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین

اکثر مدارس قبلاً استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین را آغاز کرده اند. این مزایای برتر اهمیت این سیستم را به شما می گوید.

1. دقت

خطاهای انسانی رایج ترین در سیستم مدیریت حضور و غیاب سنتی است. علامت گذاری کاذب حضور و غیاب حتی می تواند آینده دانش آموز را تحت تاثیر قرار دهد. یک سیستم حضور و غیاب تحت وب برای مدارس، سوابق دقیق را تضمین می کند و خطاهای انسانی را حذف می کند. این داده های دقیق به معلمان کمک می کند تا حضور و غیاب را به طور موثر مدیریت کنند.

2. مقرون به صرفه

یک ابزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین می تواند از بسیاری جهات در هزینه شما صرفه جویی کند. از آنجایی که کاملاً دیجیتالی است، می توانید پولی را که صرف انبوهی از کاغذبازی می کنید، پس انداز کنید. همچنین می توانید در زمان، پول و منابع از دست رفته به دلیل خطاهای انسانی در ورود دستی داده ها صرفه جویی کنید.

3. کارایی

مدیریت حضور دانش آموزان زمان بر، پرهزینه و پر زحمت است. پردازش مدارک و تولید گزارش ها به صورت دستی زمان می برد. با استفاده از سیستم حضور و غیاب تحت وب  می توانید به راحتی در وقت گرانبهای خود صرفه جویی کنید. این سیستم ساعت های دانشجویی را پیگیری می کند و به طور خودکار گزارش تولید می کند.

4. بینش

سیستم حضور و غیاب تحت وب  به شما این امکان را می دهد که تنها با چند کلیک اطلاعات ارزشمندی را ایجاد کنید. برای مثال، می‌توانید گزارش‌های ماهانه، کلاسی یا موضوعی را برای تحلیل عمیق‌تر دریافت کنید. این نرم افزار می تواند هر گونه گزارش سفارشی را در یک مکان تولید و ذخیره کند. معلمان می توانند از این داده ها برای حفظ فرآیند مدیریت حضور و غیاب دقیق استفاده کنند.

5. گردش کار صاف

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب تحت وب جریان کار روان را تضمین می کند. هر زمان که دانش آموزی غیبت کند، سیستم به طور خودکار اعلان ها و هشدارهای فوری را برای والدین ارسال می کند. بنابراین، مدارس مجبور نیستند مانند روش سنتی به والدین زنگ بزنند یا اطلاع دهند. مدارس همچنین می توانند برنامه کلاس ها، شیفت های معلمان، جزئیات دانش آموزان و غیره را از یک پلت فرم مدیریت کنند.

6. انعطاف پذیری

در محیط دیجیتال امروزی، معلمان و دانش آموزان از مکان های مختلف با مناطق زمانی متفاوت در کلاس ها شرکت می کنند. یک ابزار مدیریت حضور و غیاب تحت وب به شما امکان می دهد با استفاده از گزینه های مختلف ساعت، حضور و غیاب را ردیابی کنید. این نرم افزار از فناوری هایی مانند پایانه های بیومتریک، خوانندگان رومیزی و غیره استفاده می کند.

7. قابل تنظیم

سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر وب قابل تنظیم هستند. این بدان معنی است که شما می توانید سیستم را با برنامه های شخص ثالث برای رفع نیازهای خود ادغام کنید. به عنوان مثال، این سیستم به شما امکان می دهد از بیومتریک برای ردیابی حضور دانش آموزان استفاده کنید. همچنین می‌توانید سیاست‌های حضور و غیاب سفارشی‌شده را با توجه به نیاز خود ایجاد کنید.

8. ردیابی در زمان واقعی

یکی دیگر از مزایای مهم سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب ، ردیابی بلادرنگ است. این سیستم در فضای ابری کار می کند، به این معنی که معلمان می توانند دانش آموزان را در زمان واقعی نظارت کنند. هر زمان که دانش‌آموزان استراحت کنند یا کلاسی را از دست بدهند، معلمان اعلان‌های فوری دریافت خواهند کرد.

9. امنیت

مدیریت حضور و غیاب فرآیندی است که با جزئیات حساس و شخصی افراد سروکار دارد. داده های کپی سخت ایمن نیستند و به روش سنتی مستعد سرقت هستند. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین بسیار امن است. این داده های شخصی را با خیال راحت در یک مکان ذخیره می کند. فقط یک کارمند مجاز می تواند به داده ها دسترسی داشته باشد.

ویژگی های ضروری یک سیستم حضور و غیاب تحت وب

اگر قصد دارید یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب تهیه کنید، حتما ویژگی های زیر را در نظر بگیرید.

• مدیریت جدول زمانی : مدیریت صحیح جدول زمانی برای مدارس و کالج ها ضروری است. این به مدیران کمک می کند تا موضوعات مختلف را به معلمان اختصاص دهند، برنامه ریزی رویدادها، و غیره. به طور خودکار برنامه را حفظ می کند و هر زمان حتی اگر تغییر جزئی در جدول زمانی ایجاد شود به شما اطلاع می دهد. شما به راحتی می توانید در دسترس بودن کارکنان را بررسی کنید و کلاس ها را بر اساس آن برنامه ریزی کنید.
• داشبورد : داشبورد به مدیران اجازه می دهد تا تمام فرآیندها را از یک پنجره واحد مدیریت کنند. همچنین داشبورد قابل تنظیم است، بنابراین می‌توانید جزئیاتی را که می‌خواهید، مانند جدول زمانی یا داده‌های حضور و غیاب اضافه کنید. داشبورد جایی است که همه چیز در آن وجود دارد و کاربر پسند خواهد بود. با استفاده از این قابلیت می توانید به راحتی پیشرفت دانش آموزان را بررسی کنید.
• مدیریت پذیرش : تقریباً هر سیستم حضور و غیاب تحت وب  دارای ویژگی مدیریت پذیرش است. هیچ کس توصیه نمی کند که پذیرش را فقط از طریق وب سایت مدرسه پردازش کنید. این به این دلیل است که پاسخ دادن دستی به هر دانش آموزی که به وب سایت می آید دشوار است. از سوی دیگر، یک سیستم مدیریت پذیرش، کل فرآیندها را خودکار می کند. سپس می توانید دانش آموزان و والدین را گام به گام و بدون دخالت انسان از طریق نرم افزار راهنمایی کنید.
• ردیابی آسان حضور و غیاب : حضور دستی قبل از شروع هر کلاس زمان بر است و دقت کمتری دارد. یک ابزار مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب این مشکلات را با خودکار کردن فرآیند حل می کند. نرم افزار به طور خودکار حضور و غیاب را می گیرد و گزارش تولید می کند. همانطور که قبلا ذکر شد، می توانید گزارش هایی را بر اساس فیلترهای مختلف مانند کلاس، موضوع، ماهانه و غیره دریافت کنید.
• سوابق کارکنان :ما قبلاً در مورد مشکلات مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان به صورت دستی صحبت کرده ایم. یک سیستم حضور و غیاب تحت وب  به شما این امکان را می دهد که فایل های دانش آموزان را با خیال راحت در یک مکان واحد ذخیره کنید. تمام جزئیات شخصی، عملکرد، تکالیف، فعالیت های فوق برنامه و غیره دانش آموزان را در فضای ابری ذخیره می کند. سپس می توانید از هر جایی به آن دسترسی داشته باشید.

نتیجه

اکنون کاملاً واضح است که هر مدرسه به یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب نیاز دارد. مزایای ذکر شده در بالا برای اثبات اهمیت این نرم افزار کافی است. این به مدیران کمک می کند تا در زمان گرانبهای خود صرفه جویی کنند و از آن به نحو احسن استفاده کنند. همچنین مدیران دغدغه حضور ندارند و می توانند تمام تلاش خود را صرف تدریس کنند. با توجه به انقلاب دیجیتال، بیشتر شرکتها به آموزش آنلاین رفته اند و حضور دستی تقریباً تاریخی است. امروزه، تنها چیزی که نیاز دارید یک ابزار حضور و غیاب آنلاین برای سیستمی کردن حضور و غیاب روزانه است.

منبع :‌ https://eloit.com/blog/benefits-of-online-attendance-management-system/